Para responder a estas incógnitas es que existe lo que llamamos el Manual de Procesos, también conocido como Manual de Procedimientos. ¿A qué nos nos referimos?
Podemos decir, que se describe como una secuencia de pasos para realizar y completar una o varias tareas dentro de la empresa, dependiendo de la diversidad y complejidad que se requiera. Es decir, una tarea lleva un procedimiento particular, y varias tareas, varios procedimientos todos distintos entre sí, pero que garantizan que mi empresa funcione de manera correcta.
Pero, ¿Qué es un Manual de Procedimientos?
Lo podemos definir como aquel documento en el que se compilan, agrupan, describen determinadas actividades de importancia, críticas y/o sean consideradas necesarias dentro de una organización, que le permitan a la empresa un correcto funcionamiento en consonancia con los objetivos propuestos.
El aspecto más importante del Manual de Procedimientos es que contiene todas las acciones materiales necesarias para lograr el mejor funcionamiento de nuestra empresa. Además, da a los procedimientos administrativos un carácter formal u oficial para una determinada tarea o conjunto de tareas, convirtiéndose en una guía orientadora en la
consecución de un resultado óptimo y eficaz.
Ventajas del Manual de Procedimientos:
La elaboración consciente de Manuales de Procedimientos son un elemento muy importante en la toma de decisiones para mantener bien informados al equipo de trabajo sobre la forma de realizar las tareas de su competencia y evitar así, confusiones a la hora de llevar a cabo sus funciones. Sirven, también, como un instrumento de rendición de cuenta acerca de qué, cómo, cuándo y dónde se ejecutan las labores que son responsabilidad de cada actor dentro de nuestra empresa.
Objetivos de los Manuales de procedimientos en la empresa, se pueden resumir en los siguientes puntos:
● Dar a conocer a todo el personal involucrado los objetivos, responsabilidades y políticas institucionales de nuestra empresa.
● Incentivar la uniformidad del trabajo, permitiendo que diferentes miembros del personal de trabajo puedan realizar diferentes tareas sin ningún inconveniente.
● Evitar la duplicación de las funciones y, a la vez, servir como indicador para detectar espacios vacíos en la organización.
● Lograr una adecuada comunicación a los actores involucrados que les permita realizar sus tareas en forma ordenada, sistemática y eficiente.
● Propiciar mejoras en los procedimientos vigentes para conseguir una mayor eficiencia en las tareas asignadas.
● Facilitar la incorporación rápida de los nuevos miembros del personal de la empresa.
● Proporcionar un instrumento útil para los evaluadores y auditores asesores de la empresa.
Destacamos la necesidad de contar con un adecuado Manual de Procedimientos en la Empresa, que nos permita ordenar las tareas, cumplimentando de esta manera nuestra Planificación Estratégica.
La producción de Manuales de Procedimientos requieren de la actividad de profesionales que realicen los diagnósticos necesarios en la organización para la redacción de un documento procedimental coherente con las actividades y necesidades que se desarrollan en nuestra empresa, dándole de esta manera sustentabilidad y proyección en el tiempo.
Lic. Marianela Truccone y Cr. Leandro J. Lombardelli.
